Как написать деловое письмо на английском языке?

Как написать деловое письмо на английском языке?

    Содержание статьи:

Написание деловых писем на английском языке - это не только навык, но и настоящая суперсила, которая может значительно улучшить ваши возможности в профессиональной сфере. От писем с благодарностями за сотрудничество до запросов об информации или предложений сотрудничества - умение правильно структурировать и выражать свои мысли в письменной форме может повлиять на карьерный рост, построение взаимоотношений и развитие бизнеса.

Приглашаем на курс делового английского онлайн, чтобы изучить все аспекты английского языка в сфере бизнеса!

Почему важно уметь писать деловые письма на английском

Одним из ключевых преимуществ владения навыками написания деловых писем на английском является увеличение возможностей для расширения бизнеса за рубежом и установления международных партнерских связей. Письменное общение в англоязычной среде позволяет привлекать новых клиентов, строить взаимовыгодные отношения с иностранными партнерами и расширять географию бизнеса. 

Кроме того, умение четко и понятно выражать свои мысли в письменной форме на английском языке помогает сохранять профессиональную репутацию. Непутевые или неправильно сформулированные письма могут привести к потере клиентов или разногласиям во взаимопонимании. Компетентные же деловые письма создают положительное впечатление о вас и вашей компании среди коллег, клиентов и партнеров, что способствует повышению доверия и восприятию вас как профессионала в своем сегменте рынка. 

Структура делового письма на английском языке

Структура делового письма на английском имеет свои особенности, которые помогают сделать коммуникацию четкой и эффективной.

Основные элементы включают в себя:

  • Заголовок или обращение: обычно используется "Dear [Name]"
  • Введение (Introduction): в этом разделе вы должны кратко представить себя и указать повод для письма. 
  • Основная часть (Body): здесь вы освещаете основное содержание вашего сообщения. Рекомендуется использовать абзацы для каждой идеи или вопроса. 
  • Заключение (Conclusion): в этой части вы подводите итог и указываете на действия, которые нужно выполнить. 
  • Прощание (Closing): обычно используется "Sincerely," или "Best regards," перед вашим именем.

В зависимости от вида бизнес письма, эти шаги могут меняться и сокращаться. Курсы базового английского онлайн помогут начать свой путь в изучении английского с использованием собственной онлайн платформы и интерактивных материалов.

Правила написания делового письма

В современном мире электронные письма стали основным средством коммуникации в бизнесе. Они быстрые, удобные и позволяют эффективно обмениваться информацией. При написании таких писем следует придерживаться следующих советов:

  • Используйте конкретную тему, которая четко указывает на содержание письма и поощряет получателя открыть его.
  • Позаботьтесь о внешнем виде: выровняйте по левому краю, выберите стандартный шрифт ("Times New Roman", "Arial" или "Courier New". Размер шрифта лучше выбрать 12, а также не забудьте выставить абзацы и позаботиться о пробелах. Используйте поля 2,5 см со всех сторон.
  • Добавьте профессиональную электронную подпись с вашим именем, должностью и контактными данными для облегчения общения.
  • Если вы получили письмо, постарайтесь ответить на него как можно быстрее, чтобы показать ваше внимание к деталям и ответственность.

Впрочем, даже если вам необходимо использовать навыки написания классического бумажного письма, то эти советы будут актуальны для всех типов писем:

  • Четкость и конкретность: важно использовать лаконичный язык в письмах, поскольку они позволяют быстро передавать сообщения. Придерживайтесь основной мысли и структуры.
  • Формальность: в зависимости от контекста, письма могут быть формальными или неформальными. Используйте соответствующий тон и язык для вашей аудитории. Не используйте жаргон и сокращения.
  • Сохранение приветствий и завершения: В любых письмах важно иметь соответствующие заголовки, соответствующее обращение и прощание, чтобы подтвердить профессиональный подход.
  • Контроль грамматических и орфографических ошибок: перед отправкой письма важно проверить его на грамматические и орфографические ошибки для обеспечения профессионального вида.

Все эти навыки также необходимы при общении, поэтому предлагаем курс "Английский с носителем языка онлайн", где наши высококвалифицированные преподаватели помогут в кратчайшие сроки помочь с освоением таких важных навыков.

Виды бизнес писем

Существует несколько типов бизнес писем, которые используются в современной деловой среде. Рассмотрим самые распространенные из них и их особенности:

  • Inquiry letters (запросы)

Эти письма используются для получения информации или рассмотрения возможных возможностей сотрудничества. Они обычно содержат запросы о продуктах, услугах или дальнейшем сотрудничестве. Стиль таких писем может быть профессиональным, но в то же время вежливым и дружественным.

  • Proposal letters (предложения) 

Эти письма освещают конкретное предложение или идею, которую одна компания предлагает другой. Они содержат подробное описание предложения, включая условия, цены и условия оплаты. В таких письмах используются формальный, но убедительный стиль. Они должны быть детализированными, понятными и логически упорядоченными, чтобы впечатлить адресата и привлечь его к сотрудничеству.

  • Job interview invitation letters (приглашение на собеседование)

Эти письма отправляются кандидатам на работу для запроса на собеседование. Они содержат информацию о дате, времени, месте и других деталях, касающихся процесса собеседования. Такие письма используют более официальный и вежливый стиль. Они должны быть четкими, вежливыми и приветливыми.

  • Application letters (заявления)

Эти письма используются кандидатами для выражения интереса в вакансии и подачи своего резюме. Они содержат краткое описание кандидата, его квалификации и мотивацию для вакансии.

  • Complaint letters (жалобы)

Эти письма используются для выражения недовольства продуктом, услугой или опытом работы с компанией. Они содержат описание проблемы, требования по ее решению и, при необходимости, запросы компенсации. В таких письмах используется формальный, но выразительный стиль.

  • Sales letter (коммерческое письмо)

Этот тип письма может быть формальным или неформальным, часто имеет убедительный стиль, который направлен на привлечение внимания получателя и стимулирование его к действию. Оно может содержать предложения, скидки или другие предложения для покупателей.

  • Order letter (заказ)

Такое письмо обычно имеет прямой и понятный стиль. Оно содержит детали относительно товаров или услуг, которые заказываются, вместе с условиями доставки и оплаты.

  • Letter of recommendation (рекомендательное письмо)

Это письмо имеет формальный тон и обычно написано от имени опытного лица или руководителя. Оно содержит информацию о способностях, навыках и достижениях рекомендуемого кандидата.

  • Cover letter (сопроводительное письмо) 

Сопроводительное письмо может быть формальным или личным, в зависимости от стиля компании и контекста работы. Оно обычно содержит краткий обзор резюме и объяснение, почему кандидат считает себя подходящим для вакансии.

  • Letter of resignation (заявление об увольнении)

Такое письмо обычно имеет формальный тон и включает в себя информацию о намерении уволиться, дату, когда работник планирует прекратить работу, а также выражения благодарности за возможность работать в компании.

Каждый из этих типов писем имеет свои уникальные особенности и целевую аудиторию. 

Какие фразы стоит использовать для делового письма

Прежде чем перейти к примерам, стоит отметить, что правильный выбор выражений может повлиять на эффективность коммуникации и впечатление, которое вы производите на получателя. Давайте рассмотрим несколько типичных ситуаций и соответствующие примеры фраз, которые можно использовать в деловой переписке.

Начинаем письмо мы всегда с приветствия, в зависимости от стиля можно использовать следующие варианты:

  • Формальный стиль:

Dear Mr./Ms. (Last name),
Dear Sir/Madam (если не знаем имен, но нам известен пол)
Good morning/afternoon/evening,
To whom it may concern (наиболее нейтральный вариант)

  • Для неформального стиля подойдут:

Hi (first name),
Hello team,
Greetings,

Переходим к вступительной части, где стоит указать цель письма, чтобы адресат понял о чем будет говориться в основной части.

  • Формальный стиль:

I hope this email finds you well,
I am writing to inquire about (вопрос/продукт/услугу),
I would like to bring to your attention,

  • Неформальный стиль:

Just reaching out to discuss (тему/идею),
I wanted to touch base regarding (вопрос/проект),
I'm following up on our previous conversation about (тема),

Следующий абзац используем, чтобы передать основную суть.

  • Формальный стиль:

After careful consideration we have decided to,
I regret to inform you that,
I would like to provide an update on [процесс/результат],

  • Неформальный стиль:

Here's what we've been working on,
I wanted to share some exciting news about [проект/продукт],
Let me give you a quick overview of [планы/проблема],

Заканчивать письмо рекомендуется запросом. Кроме этого, можно прикрепить файлы, поблагодарить или предложить что-то.

  • Формальный стиль:

Please do not hesitate to contact me if you require any further information,
Thank you for your attention to this matter,
I look forward to hearing from you soon,

  • Неформальный стиль:

Looking forward to your feedback,
Let me know if you have any questions,
Excited to discuss this further,

В самом конце обычно размещается прощание или подпись

  • Формальный стиль:

Yours sincerely, (когда знаем к кому обращаемся)/Yours faithfully (когда не знаем адресата)
Best wishes,
Kind regards,

  • Неформальный стиль:

Take care,
Cheers,
Talk soon,

На курсе "Бизнес английский онлайн" мы научимся писать деловые письма и овладеем всей необходимой лексикой и грамматикой для высоко уровня владения английским языком в сфере бизнеса.

Какие слова нельзя употреблять в официальной переписке

В деловой переписке на английском может использоваться достаточно много разнообразных слов и фраз, впрочем, есть некоторые вещи, которых следует избегать для сохранения официально-делового тона.  Например, не стоит использовать сленг, жаргон или слишком дружелюбную лексику. 

  • "Hey" - неформальное и неподходящее для официальных писем. Лучше заменить на "Dear".
  • Вместо "Sorry, but..." можно употребить более вежливое "I apologize". 
  • "Stuff" (Вещи, материал, документы) является недостаточно конкретным и неофициальным. Лучше использовать "items", "documents" или "materials".
  • Слово "Nice" является общим и неспецифическим. Лучше использовать более конкретные и формальные выражения, такие как "pleasant" или "appreciated".
  • Чтобы выразить невозможность какого-то действия замените "Can't" на более профессиональное "Unable to" или "Not able to".

Советы по написанию делового письма на английском

  • Писая деловое письмо, старайтесь быть максимально конкретными и четкими в формулировке своих мыслей и вопросов.
  • Перед написанием письма убедитесь, что у вас есть все необходимые данные для того, чтобы письмо было полным и информативным.
  • В зависимости от уровня официальности письма, используйте соответствующие формы приветствия и прощания, такие как "Dear Mr./Ms." (Уважаемый господин/госпожа) или "Sincerely" (С уважением).
  • Все ваши фразы и высказывания должны быть вежливыми и профессиональными, даже если вы выражаете недовольство или несогласие.
  • Убедитесь, что вы ответили на все вопросы, которые задавали вам в письме, и предоставьте всю необходимую информацию.
  • В официальных деловых письмах лучше избегать использования сокращений и аббревиатур, которые могут быть непонятны для получателя.
  • Тщательно выбирайте слова и фразы, чтобы ваши идеи были ясными и понятными. Избегайте лишних деталей и разговорного стиля.
  • Если вы обещали отправить ответ до определенного времени, обязательно придерживайтесь этого. Это демонстрирует вашу ответственность и профессионализм.

Примеры официальных писем на английском языке

Subject: Letter of recommendation for Nathan James
Dear Hiring manager,
I am writing to highly recommend Nathan James for a software developer within your organization. I have had the pleasure of working closely with him for 2 years at Innovations, where he consistently impressed me with his professionalism, dedication, and expertise.
(...) 
I have no doubt that Mr. James would excel in his new role and make significant contributions to your organization. He has my highest recommendation without reservation.
Please feel free to contact me if you require any further information or clarification regarding Nathan's qualifications and experience.
Thank you for considering Nathan James for this opportunity.
Sincerely,
Your Margaret, CEO, Innovations

Subject: Invitation to interview for a marketer
Dear Ms. Skeeter,
I hope this email finds you well.
I am writing to formally invite you to an interview for the position of a marketer at TechEvolution. We were highly impressed with your resume and qualifications, and we believe that you have the potential to make a valuable contribution to our team.
We would like to invite you to interview for the position on 24th May at 10:00. (..)
Please confirm your availability for the scheduled interview by replying to this email at your earliest convenience. If the proposed date and time are not suitable, please let us know, and we will do our best to accommodate your schedule.
Prior to the interview, please take some time to review the job description and familiarize yourself with our company. (...)
If you require any additional information or have any questions before the interview, please do not hesitate to contact me via my email
We look forward to meeting you and discussing how your skills and experience align with the requirements of the position.
Best regards,
Nikolo Rametta, Head of Marketing department, TechEvolution

Чтобы с легкостью писать такие письма и не только, приглашаем на курсы английского онлайн!

Записаться на бесплатный урок

Поле обязательно для заполнения
Поле обязательно для заполнения Неверный формат
Неверный формат
* — Обязательно для заполнения
abc

Читайте также

news__image

Английские фразы для делового общения

Читать

Английские фразы для делового общения

А вы уже столкнулись с тем, насколько важен английский язык в международной рабочей среде? Действительно, если вы работаете в компании, которая ведет бизнес за рубежом, вероятно, вам также нужно часто читать и писать на английском. Письмо, как и разговор, - это форма коммуникации. При написании писем и имейлов важно владеть навыками, которые помогают выражать свои мысли четко и с соответствующим уровнем официальности.

news__image

Курсы технического английского языка для инженеров онлайн

Читать

Курсы технического английского языка для инженеров онлайн

Статистика последнего времени показывает: в мире очень не хватает людей с техническим, инженерным образованием. И украинские специалисты могли бы найти себе очень хорошую работу в лучших компаниях! Однако, в современном глобализированном мире владение техническим английским стало крайне важным для инженеров. Ведь большинство научно-технической литературы и профессиональной коммуникации происходит именно на английском.

news__image

Как улучшить свой бизнес-английский в течение года

Читать

Как улучшить свой бизнес-английский в течение года

В мире глобализации и высоких технологий знание английского языка, а в частности делового английского, становится необходимостью для успешной карьеры и общения в бизнес-среде. Если вы хотите улучшить свой бизнес-английский в течение года, эта статья поможет вам найти эффективный путь к достижению этой цели.