Як написати діловой лист англійською мовою?

Написання ділових листів англійською мовою - це не лише навичка, але й справжня суперсила, яка може значно покращити ваші можливості у професійній сфері. Від листів з подяками за співпрацю до запитів про інформацію чи пропозицій співпраці - вміння правильно структурувати та висловлювати свої думки у письмовій формі може вплинути на кар'єрний ріст, побудову взаємовідносин та розвиток бізнесу.

Запрошуємо на курс ділової англійської онлайн, щоб вивчити всі аспекти англійської мови у сфері бізнесу!

Чому важливо вміти писати ділові листи англійською

Однією з ключових переваг володіння навичками написання ділових листів англійською є збільшення можливостей для розширення бізнесу за кордоном та встановлення міжнародних партнерських зв'язків. Письмове спілкування в англомовному середовищі дозволяє залучати нових клієнтів, побудовувати взаємовигідні стосунки з іноземними партнерами та розширювати географію бізнесу. 

Крім того, вміння чітко та зрозуміло висловлювати свої думки у письмовій формі англійською мовою допомагає зберігати професійну репутацію. Недолугі або неправильно сформульовані листи можуть призвести до втрати клієнтів або розбіжностей у взаєморозумінні. Компетентні ж ділові листи створюють позитивне враження про вас та вашу компанію серед колег, клієнтів та партнерів, що сприяє підвищенню довіри та сприйняттю вас як професіонала у своєму сегменті ринку. 

Структура ділового листа англійською

Структура ділового листа англійською має свої особливості, які допомагають зробити комунікацію чіткою і ефективною.

Основні елементи включають:

• Заголовок або звернення: зазвичай використовується "Dear [Name]"
• Вступ (Introduction): у цьому розділі ви повинні коротко представити себе та вказати привід для листа. 
• Основна частина (Body): тут ви висвітлюєте основний зміст вашого повідомлення. Рекомендується використовувати абзаци для кожної ідеї або питання. 
• Висновок (Conclusion): в цій частині ви підбиваєте підсумок та вказуєте на дії, які потрібно виконати. 
• Прощання (Closing): зазвичай використовується "Sincerely," або "Best regards," перед вашим ім'ям.

В залежності від виду бізнес листа, ці кроки можуть змінюватись та скорочуватись. Курси базової англійської онлайн допоможуть почати свій шлях у вивченні англійської з використанням власної онлайн платформи та інтерактивних матеріалів.

Правила написання ділового листа

У сучасному світі електронні листи стали основним засобом комунікації в бізнесі. Вони швидкі, зручні та дозволяють ефективно обмінюватися інформацією. При написанні таких листів варто дотримуватись наступних порад:

• Використовуйте конкретну тему, яка чітко вказує на зміст листа та заохочує одержувача відкрити його.
• Подбайте про зовнішній вигляд: вирівняйте за лівим краєм, оберіть стандартний шрифт (“Times New Roman”, “Arial” або “Courier New”. Розмір шрифта краще обрати 12, а також не забудьте виставити абзаци та подбати про пробіли. Використовуйте поля 2,5 см з усіх сторін.
• Додайте професійний електронний підпис з вашим ім'ям, посадою та контактними даними для полегшення спілкування.
• Якщо ви отримали лист, намагайтеся відповісти на нього якнайшвидше, щоб показати вашу увагу до деталей та відповідальність.

Втім, навіть якщо вам необхідно використати навички написання класичного паперового листа, то ці поради будуть актуальні для всіх типів листів:

• Чіткість і конкретність: важливо використовувати лаконічну мову у листах, оскільки вони дозволяють швидко передавати повідомлення. Дотримуйтесь основної думки та структури.
• Формальність: залежно від контексту, листи можуть бути формальними або неформальними. Використовуйте відповідний тон та мову для вашої аудиторії. Не використовуйте жаргон та скорочення.
• Збереження привітань і завершення: У будь яких листах важливо мати відповідні заголовки, відповідне звернення та прощання, щоб підтвердити професійний підхід.
• Контроль граматичних та орфографічних помилок: перед відправленням листа важливо перевірити його на граматичні та орфографічні помилки для забезпечення професійного вигляду.

Всі ці навички також необхідні при спілкуванні, тому пропонуємо курс "Англійська з носієм мови онлайн", де наші висококваліфіковані викладачі допоможуть у найкоротший термін допомогти з опануванням таких важливих навичок.

Види бізнес листів

Існує кілька типів бізнес листів, які використовуються у сучасному діловому середовищі. Розглянемо найпоширеніші з них та їхні особливості:

• Inquiry letters (запити)

Ці листи використовуються для отримання інформації або розгляду можливих можливостей співпраці. Вони зазвичай містять запити про продукти, послуги або подальше співробітництво. Стиль таких листів може бути професійним, але водночас ввічливим і дружнім.

• Proposal letters (пропозиції) 

Ці листи висвітлюють конкретну пропозицію або ідею, яку одна компанія пропонує іншій. Вони містять детальний опис пропозиції, включаючи умови, ціни та умови оплати. У таких листах використовуються формальний, але переконливий стиль. Вони мають бути деталізованими, зрозумілими та логічно впорядкованими, щоб вразити адресата і залучити його у співпрацю.

• Job interview invitation letters (запрошення на співбесіду)

Ці листи відправляються кандидатам на роботу для запросу на співбесіду. Вони містять інформацію про дату, час, місце та інші деталі, що стосуються процесу співбесіди. Такі листи використовують більш офіційний та ввічливий стиль. Вони мають бути чіткими, ввічливими та привітними.

• Application letters (заяви)

Ці листи використовуються кандидатами для висловлення інтересу у вакансії та подачі свого резюме. Вони містять короткий опис кандидата, його кваліфікації та мотивацію для вакансії.

• Complaint letters (скарги)

Ці листи використовуються для висловлення незадоволеності щодо продукту, послуги або досвіду з компанією. Вони містять опис проблеми, вимоги щодо її вирішення та, за необхідності, запити компенсації. У таких листах використовується формальний, але виразний стиль.

• Sales letter (комерційний лист)

Цей тип листа може бути формальним або неформальним, часто має переконливий стиль, який спрямований на залучення уваги отримувача і стимулювання його до дії. Він може містити пропозиції, знижки або інші пропозиції для покупців.

• Order letter (замовлення)

Такий лист зазвичай має прямий і зрозумілий стиль. Він містить деталі щодо товарів або послуг, які замовляються, разом із умовами доставки та оплати.

• Letter of recommendation (рекомендаційний лист)

Цей лист має формальний тон і зазвичай написаний від імені досвідченої особи або керівника. Він містить інформацію про здібності, навички та досягнення кандидата, який рекомендується.

• Cover letter (супроводжувальний лист) 

Супроводжувальний лист може бути формальним або особистим, залежно від стилю компанії та контексту роботи. Він зазвичай містить короткий огляд резюме та пояснення, чому кандидат вважає себе підходящим для вакансії.

• Letter of resignation (заява про звільнення)

Такий лист зазвичай має формальний тон і включає в себе інформацію про намір звільнитися, дату, коли працівник планує припинити роботу, а також вирази вдячності за можливість працювати в компанії.

Кожен з цих типів листів має свої унікальні особливості та цільову аудиторію. 

Які фрази варто використовувати для ділового листа

Перш ніж перейти до прикладів, варто зазначити, що правильний вибір виразів може вплинути на ефективність комунікації та враження, яке ви робите на отримувача. Давайте розглянемо кілька типових ситуацій та відповідні приклади фраз, які можна використовувати в діловому листуванні.

Починаємо лист ми завжди із привітання, в залежності від стилю можна використовувати наступні варіанти:

• Формальний стиль:

Dear Mr./Ms. (Last name),
Dear Sir/Madam (якщо не знаємо імен, але нам відома стать)
Good morning/afternoon/evening,
To whom it may concern (найбільш нейтральний варіант)

• Для неформального стилю підійдуть:

Hi (first name),
Hello team,
Greetings,

Переходимо до вступної частини, де варто вказати мету листа, щоб адресат зрозумів про що говоритиметься в основній частині.

• Формальний стиль:

I hope this email finds you well,
I am writing to inquire about (питання/продукт/послугу),
I would like to bring to your attention,

• Неформальний стиль:

Just reaching out to discuss (тему/ідею),
I wanted to touch base regarding (питання/проект),
I'm following up on our previous conversation about (тема),

Наступний абзац використовуємо, щоб передати основну суть.

• Формальний стиль:

After careful consideration we have decided to,
I regret to inform you that,
I would like to provide an update on [процес/результат],

• Неформальний стиль:

Here's what we've been working on,
I wanted to share some exciting news about [проект/продукт],
Let me give you a quick overview of [плани/проблема],

Закінчувати лист рекомендується запитом. Крім цього, можна прикріпити файли, подякувати або запропонувати щось.

• Формальний стиль:

Please do not hesitate to contact me if you require any further information,
Thank you for your attention to this matter,
I look forward to hearing from you soon,

• Неформальний стиль:

Looking forward to your feedback,
Let me know if you have any questions,
Excited to discuss this further,

В самому кінці зазвичай розміщується прощання або підпис

• Формальний стиль:

Yours sincerely, (коли знаємо до кого звертаємось)/Yours faithfully (коли не знаємо адресата)
Best wishes,
Kind regards,

• Неформальний стиль:

Take care,
Cheers,
Talk soon,

На курсі "Бізнес англійська онлайн" ми навчимося писати ділові листи та опануємо всю неохідну лексику і граматику для високо рівня володіння англійською мовою у сфері бізнесу.

Які слова не можна вживати у офіційному листуванні

У діловому листуванні англійською може використовуватись досить багато різноманітних слів та фраз, втім є деякі речі, яких варто уникати задля збереження офіційно-ділового тону.  Наприклад, не варто використовувати сленг, жаргон чи занадто дружелюбну лексику. 

• "Hey" - неформальний та непідходящий для офіційних листів. Краще замінити на “Dear”.
• Замість "Sorry, but..." можна вжити більш ввічливе "I apologize". 
• "Stuff" (Речі, матеріал, документи) є недостатньо конкретним та неофіційним. Краще використовувати "items", “documents” або "materials".
• Слово "Nice" є загальним та неспецифічним. Радиом використовувати більш конкретні та формальні вирази, такі як "pleasant" або "appreciated".
• Щоб виразити неможливість якоїсь дії замініть "Can't" на більш професійний "Unable to" або "Not able to".

Поради по написанню ділового листа англійською

• Пишучи діловий лист, намагайтеся бути максимально конкретними та чіткими у формулюванні своїх думок та запитань.
• Перед написанням листа переконайтеся, що у вас є всі необхідні дані для того, щоб лист був повним та інформативним.
• Залежно від рівня офіційності листа, використовуйте відповідні форми вітання та прощання, такі як "Dear Mr./Ms." (Шановний пане/пані) або "Sincerely" (З повагою).
• Всі ваші фрази та вислови мають бути ввічливими та професійними, навіть якщо ви виражаєте невдоволення або незгоду.
• Переконайтеся, що ви відповіли на всі питання, які ставили вам у листі, та надайте всю необхідну інформацію.
• У офіційних ділових листах краще уникати використання скорочень та абревіатур, які можуть бути непонятні для отримувача.
• Старанно вибирайте слова та фрази, щоб ваші ідеї були ясними та зрозумілими. Уникайте зайвих деталей та розмовного стилю.
• Якщо ви обіцяли відправити відповідь до певного часу, обов'язково дотримуйтеся цього. Це демонструє вашу відповідальність та професіоналізм.

Приклади офіційних листів англійською

Subject: Letter of recommendation for Nathan James
Dear Hiring manager,
I am writing to highly recommend Nathan James for a software developer within your organization. I have had the pleasure of working closely with him for 2 years at Innovations, where he consistently impressed me with his professionalism, dedication, and expertise.
(...) 
I have no doubt that Mr. James would excel in his new role and make significant contributions to your organization. He has my highest recommendation without reservation.
Please feel free to contact me if you require any further information or clarification regarding Nathan's qualifications and experience.
Thank you for considering Nathan James for this opportunity.
Sincerely,
Your Margaret, CEO, Innovations

Subject: Invitation to interview for a marketer
Dear Ms. Skeeter,
I hope this email finds you well.
I am writing to formally invite you to an interview for the position of a marketer at TechEvolution. We were highly impressed with your resume and qualifications, and we believe that you have the potential to make a valuable contribution to our team.
We would like to invite you to interview for the position on 24th May at 10:00. (..)
Please confirm your availability for the scheduled interview by replying to this email at your earliest convenience. If the proposed date and time are not suitable, please let us know, and we will do our best to accommodate your schedule.
Prior to the interview, please take some time to review the job description and familiarize yourself with our company. (...)
If you require any additional information or have any questions before the interview, please do not hesitate to contact me via my email. 
We look forward to meeting you and discussing how your skills and experience align with the requirements of the position.
Best regards,
Nikolo Rametta, Head of Marketing department, TechEvolution

Щоб з легкістю пистаи такі листи і не тільки, запрошуємо на курси англійської онлайн!